Az opp.io használata

Az opp.io egy meeting jegyzetelő szoftver, amely segít csapatoknak és menedzsereknek segít a céges meetingeken a feladatok kiosztásában és utánkövetésében.

Az opp.io-ban meeting memókat lehet írni, és ezekben a meeting memókban feladatokat lehet egyszerűen létrehozni és kiosztani.

Meeting memók

A meeting memóknál jelezni lehet, hogy kik voltak jelen a megbeszélésen (Participants), illetve külön lehet állítani, hogy kikkel van a meeting memó megosztva (Shared with).

A memók megosztásához szükséges előbb a csapattagok nevének manuális hozzáadása vagy a kontaktok importálása.

A memók csak véglegesítés (Finalize & Share) és jóváhagyás (Confirm) után kerülnek megosztásra ill. emailben való kiküldésre. Véglegesítés után a memó listában (Memos) a memó összefoglalóját (Summary) láthatjuk, amely kiemeli a megbeszélésen érintett témaköröket, feladatokat, döntéseket és fontos információkat.

Feladatok

A feladatokat alapvetően kétféle módon kezelhetjük:

• opp.io-ban – ekkor a feladatok email-ben kerülnek kiküldésre az érintetteknek;
• külső task management szolgáltatásokban, pl. Trello, Asana vagy Wunderlist.

Információ a jelenleg támogatott szolgáltatásokról, valamint arról, hogy hogyan kell azokat opp.io-val összekötni itt található, itt pedig hogy hogyan lehet feladatokat átszinkronizálni.

Feladatokat kétféleképpen lehet létrehozni:

1. vagy a feledat címzettjének @név begépelésével;
2. a legördülő menüből a Task formátum kiválasztásával – ebben az esetben, alapértelmezettként a memó írója a feladat címzettje. A feladatot @név beírásával lehet címzeni.

A feladatok címzéséhez szükséges előbb a csapattagok nevének manuális hozzáadása vagy a kontaktok importálása.

A feladatok a memó véglegesítése (Finalize & Share) és jóváhagyása (Confirm) után jönnek létre és kerülnek kiküldésre az érintettekre email-ben vagy a külső szolgáltatásokba.

Formázási lehetőségek

A feladatok megjelölésén túl az opp.io egyéb formázási lehetőségeket is nyújt:

• Témakör - Topic
• Döntés - Decision
• Fontos - Important

A formázással ellátott bekezdések a meeting memók összefoglalójában is szerepelnek.

Meeting után

A megosztott meeting memókat az érintettek emailben megkapják, illetve opp.io-ra belépve láthatják. Belépés után a memók összefoglalóit látjuk; a meeting memó címére kattintva a részletes meeting memót, a színes feladatokra kattintva az egyes feladatokat tekinthetjük meg. A külső szolgáltatásban kezeljük feladatok a külső szolgáltatásban nyílnak meg.

A feladatok státusza állítható:

• ha opp.io-ban kezeljük őket:
  • a feladat nézetben;
  • emailben a státusz állító gombokra kattintva;
• ha külső szolgáltatásban kezeljük őket:
  
  • a külső szolgáltatásban (pl. Trello kártya átmozgatása másik oszlopba).

A feladatok státusza szinkronizálásra kerül a meeting memó(k) és a feladatlisták között. Így a korábbi meeting memók áttekintésével nyomon követhetjuk a feladatok állapotát és a projektek előrehaladását.

Kezdeti lépések:

1. Az opp.io használata
2. Az első lépések
3. Kontaktok hozzáadása
4. Kontaktok importálása